Verzuim verlagen: negen tips

Houd vinger aan de pols. Zorg dat je het zo snel mogelijk weet als een van je werknemers dreigt uit te vallen. Spreek met hen over of ze hun werk nog leuk vinden en of de belasting misschien te hoog is. Dan kun je op tijd bijsturen, en hopelijk voorkomen dat je personeelslid langdurig uitvalt door een burn-out.

Zorg voor een gezonde werkplek. Het is jouw verantwoordelijkheid als werkgever om zoveel mogelijk te voorkomen dat iemand gewond kan raken op het werk. Zorg voor ergonomische werkplekken (goed afgestelde bureaus bijvoorbeeld) en zorg dat er daglicht en frisse lucht is. Dit lijkt overbodig, maar houdt je werknemers wel gezond. Daarnaast kun je zorgen voor een gezond aanbod in de kantine en beweging bevorderen, bijvoorbeeld door een lunchwandeling aan te moedigen of een pingpongtafel in de kantine neer te zetten. Kleine moeite, groot effect.

Voorkom stress en overbelasting. Je hebt van die werknemers die overal ja op zeggen, tot de emmer echt een keer vol is. Houd in de gaten of iemand zijn taken echt in zijn werkuren kan uitvoeren en vraag regelmatig of het niet te veel is. Als een werknemer structureel overwerkt, in het weekend dingen moet afmaken of er erg moe uitziet, is het misschien tijd hem wat werk uit handen te nemen. Een burn-out duurt al snel een paar maanden, dus je kunt er beter op tijd bij zijn.

Houd de sfeer prettig. Hoe goed je het werk ook verdeelt, als de werksfeer niet goed is kan dit toch heel veel stress opleveren. Spreek je werknemers er op aan als zij voor een nare werksfeer zorgen, bijvoorbeeld door continu te mopperen, racistische grappen te maken of collega’s te treiteren. Wat voor de een een leuk grapje is, kan door een ander als heel onprettig worden ervaren. Stel eventueel gedragsregels op en houd je hier ook aan. Zelf kun je de werksfeer verbeteren door regelmatig complimenten en en positieve feedback te geven en af en toe een gezellige activiteit te organiseren, zoals een (kerst)borrel of etentje.

Monitor het verzuim. Zorg dat je een goed overzicht hebt op welke werknemers uitvallen, hoe lang dit verzuim duurt en wat de oorzaak is. Dan weet je ook hoe je dit verzuim kunt verminderen. Heeft iemand wel vijf keer per winter een griepje? Dan kan hij misschien zijn weerstand verhogen door gezonder te eten, te sporten en langer te slapen. Valt een ander uit door oververmoeidheid? Vraag haar om wat vaker of meer verspreid door het jaar vakantie te nemen. Is er geen duidelijke oorzaak voor hogere uitval? Ga hierover dan in gesprek. Misschien wil deze persoon wel wat minder uren werken, omdat het gewoon te veel is.

Zit bovenop reïntegratie. Is iemand toch langdurig uitgevallen? Werk dan goed samen met je bedrijfsarts of arbodienst om deze werknemer zo snel mogelijk weer te reïntegreren. Houd contact met je werknemer (bel regelmatig op om te vragen hoe het gaat, betrek de werknemer zodra dat gaat weer bij het arbeidsproces) en zorg dat hij op zijn eigen manier kan reïntegreren. Kortere werkdagen, een lichter takenpakket? Make it happen. Hoe sneller iemand weer mee kan draaien, des te beter het voor alle partijen is.

Wees flexibel. Staat het werk thuiswerken toe? Bied hier dan de mogelijkheden voor. En laat werknemers hun eigen uren bepalen. Hoe beter je werknemers thuis en privé kunnen combineren, des te minder stress ze ervaren en des te minder ze uitvallen. Met een gruwelijke verkoudheid is naar het kantoor reizen en iedereen aansteken geen goed idee, maar thuiswerken kan prima. Wie een goede nachtrust nodig heeft, kan uitslapen en later beginnen. Wie een ziek kind heeft, hoeft zichzelf niet meer ziek te melden (dat mag niet, maar gebeurt toch ontzettend vaak), maar kan gewoon thuis of later zijn of haar taken afmaken. Beide partijen winnen.

Bied opleidingen. Werknemers die het gevoel hebben dat ze hun talenten kunnen ontplooien en die steeds nieuwe dingen leren, verzuimen minder vaak, blijkt uit onderzoek. Bied je werknemers dus de mogelijkheid cursussen en opleidingen te volgen of leid hen zelf intern op. Wie kan doorgroeien en het gevoel heeft carrière te kunnen maken, voelt zich meer betrokken bij het bedrijf en raakt minder snel verveeld. Dat brengt allebei het verzuim omlaag. 

Geef het goede voorbeeld. Als jij als werkgever regelmatig verstek laat gaan, denken je werknemers dat zij dat ook wel kunnen doen. Als jij er altijd bent, en bij lichte ziekteverschijnselen gewoon thuis werkt, zet je de standaard. Werknemers zullen zich dan ook minder snel ziek melden.